terasbanua.my.id, Banjarmasin – Pelaksanaan pembinaan kearsipan adalah tanggung jawab pemerintah. Hal ini sesuai amanat dalam peraturan pemerintah (PP) nomor 38 tahun 2007.
“Dengan demikian, apa yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Banjarmasin hari ini, merupakan bentuk tanggungjawab, serta pembinaan kearsipan di lingkungan pemerintah kota banjarmasin,” ujar Wali Kota Banjarmasin, Ibnu Sina, dalam amanatnya yang dibacakan Plt Staf Ahli Bidang Kerjasama dan Investasi, Husin Luthfie, saat pembukaan kegiatan Sosialisasi Kearsipan, Kamis (24/11/2022).
Dijelaskannya, secara umum, arsip merupakan pengelolaan catatan, rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan.
Arsip, jelasnya lagi, bisa berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat berbentuk audio, video dan digital.
“Jadi dengan diarsipkan secara teratur dan terencana sebuah kegiatan, maka akan mempermudah menemukan dokumen jika diperlukan,” ucapnya.
Ia berharap, dengan adanya sosialisasi tersebut, kegiatan kearsipan seluruh SKPD lingkup Pemko Banjarmasin, akan bertambah baik lagi.
“Mudah mudahan apa yang kita laksanakan pada hari ini dapat berjalan dengan lancar dan sukses, serta memberikan manfaat bagi para peserta dalam rangka menambah pengetahuan tentang kaidah kaidah kearsipan,” pungkasnya.
Kegiatan di Ball Room, Hotel Best Western, Banjarmasin itu, dihadiri sekira 150 orang peserta, yang terdiri dari para pejabat eselon IV, tenaga pengelolaan arsip SKPD, Sekretaris Lurah dan para ASN Dinas Arsip dan Perpustakaan, Kota Banjarmasin.
Mengutip laman https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-arsip/, pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) adalah seluruh berkas, kertas, foto, naskah, miro film, film, gambar, rekaman suara, peta, bagan, atau dokumen lainnya, dalam berbagai bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penyusunannya, dan yang dibuat atau diterima langsung oleh suatu badan, sebagai bahan bukti dari tujuan organisasi, serta berbagai fungsi kebijakannya.
Dari informasi terhimpun, penyelamatan dan pelestarian Arsip bisa dilakukan apabila terdapat komitmen dari pimpinan lembaga, organisasi atau unit kerja.
Arsip terbagi dua kategori yakni arsip Aktif dan InAktip. Khusus untuk kegiatan pengarsipan dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun (InAktif), dapat dilakukan dengan cara, pemilahan, pengelompokan, pembuatan daftar arsip, pembungkusan dan penomoran arsip, penataan arsip dalam boks, pelabelan, penataan boks dalam roll opack atau rak.
(prokom-banjarmasin/Hamdiah)
